We’re looking for a Marketing & Customer Service Coordinator, a creative, organized, and heart-led person, someone who is deeply aligned with our mission, who lives and breathes conscious marketing, community connection, and holistic wellness.

About the Role

This is a multi-faceted, hands-on role (min. 20 hours per week) that combines customer service, social media content coordination, community engagement, and light marketing execution.
We’re looking for someone who is organized, tech-comfortable, and adaptable, someone who can switch hats between marketing, content creation, and community care with both joy and efficiency.

This position is highly execution-focused and ideal for someone who loves turning creative ideas into practical action and seeing projects through from start to finish.

You’ll work closely with our founder to ensure Herbal Cacao’s message is shared consistently and authentically across all platforms. We’re seeking a motivated, creative, and intuitive communicator who thrives on building relationships, understands our customers deeply, and feels part of the heartbeat of Herbal Cacao’s journey.

You’ll be the golden link between our brand, team, partners, and community. Helping us weave connection, authenticity, and growth into everything we share.

Key Responsibilities

Community Care & Customer Service

• Provide customer service support by processing daily orders and managing our inbox, ensuring every message is acknowledged and actioned with care.
• Engage with the Herbal Cacao community daily through comments, DMs, and emails.
• Build trust and authentic connection through genuine communication, storytelling, and care.
• Anticipate customer needs. You understand what they want, need, and feel.
• Proactively identify opportunities for collaborations, partnerships, and UGC.
• Use tools and software to enhance engagement while maintaining a personal, heart-led tone.
• Monitor community sentiment and share feedback and insights from customers with the team.
  

Content & Marketing Execution

• Repurpose existing content (photos, blogs, videos) for multiple platforms using marketing and AI tools.
• Schedule and manage posts on Instagram, TikTok, Pinterest, and LinkedIn.
• Assist with small marketing projects such as campaign coordination, landing page creation, and marketing materials for events and new offerings.
• Support the implementation of marketing SOPs for consistent output.
• Use creative marketing skills to bring projects from idea to execution,  in alignment with Herbal Cacao’s brand voice and mission.
• Provide a one-month content calendar in advance, based on our templates and content repurposing strategy for Instagram (with Facebook cross-sharing)
• Daily posting on Instagram stories with Facebook cross-sharing.
• Transform founder-written blogs into captivating visual and written stories.
• Repurpose content for TikTok, Pinterest, and LinkedIn, applying platform-specific strategies outlined in our guide.
• Pinterest: set up, manage, and grow the platform (repurposing blogs and visuals).
• Stay ahead of marketing trends, social media shifts, and emerging AI tools to keep Herbal Cacao’s presence fresh, relevant, and authentic.
  

Community Engagement

• High-level daily interaction across all social platforms, responding to comments, DMs, and messages within 24 hours.
• Build trust and authentic connection through genuine communication, storytelling, and care.
• Proactively identify opportunities for collaborations, partnerships, and UGC.
• Use tools and software to enhance engagement while maintaining a personal, heart-led tone.
  

Analytics & Organization

• Track content performance and engagement using analytics tools, providing short monthly summaries of insights and improvement ideas.
• Maintain content calendars and ensure timely delivery of scheduled posts.
• Coordinate with the team for product launches, collaborations, and events
  
  

Who You Are

• Deeply aligned with holistic wellness, plant medicine, and conscious living.
• A natural communicator who enjoys connection and storytelling.
• Highly organized, proactive, detail-oriented and able to work independently with initiative.— you love structure but also flow.
• Tech-friendly and comfortable using automation tools, social schedulers, and AI platforms.
• Independent and responsible, with a strong sense of initiative.

What We Offer

• A nurturing environment with the opportunity to co-create with a growing, conscious brand that values purpose and heart centres living
• A 20 hour/week contract, with the possibility to expand to more. Including a 3-month probation period with clear KPIs and guidance.
• Flexible, remote-friendly work environment.
• The opportunity to be part of a brand rooted in purpose, community, and holistic well-being.
• A chance to be part of Herbal Cacao’s heartbeat, not just the marketing, but the journey itself.

If you feel called to walk this path with us, bringing your love for conscious marketing, authentic connection, creative collaboration and heart to Herbal Cacao’s mission, we would love to connect with you.✨

✨ We breiden uit naar Italië en zijn op zoek naar een gepassioneerde, ondernemende Partnership & Operations Manager die ons kan helpen om hier voet aan de grond te krijgen.

Als u een diepe liefde hebt voor ceremoniële cacao, natuurlijk welzijn en verbinding vanuit het hart, en graag de groei van een heilige beweging in Italië wilt ondersteunen, nodigen wij u uit om deel uit te maken van onze missie.

▫️ ▫️ ▫️ ▫️ ▫️

🌱 Wat je gaat doen

• U speelt een sleutelrol in onze Europese expansie.
• Jouw voornaamste verantwoordelijkheid is het identificeren en opbouwen van sterke B2B-relaties met aangesloten retailers, wellnessstudio's, holistische beoefenaars en hospitalitypartners in heel Italië.
• Je werkt ook mee aan de voorbereidingen voor het opzetten van onze activiteiten in het land, en helpt zo een soepele en duurzame lokale aanwezigheid op te bouwen.

🔥 Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontwikkel nieuwe partnerschappen:
  Proactief onderzoek doen, contact opnemen en integreren met aangesloten leveranciers, retailers, facilitators en wellnessruimtes die resoneren met de missie van Herbal Cacao.
• Ondersteuning van lokale operationele instellingen:
  Help mee met het organiseren van de logistiek en bedrijfsvoering voor onze Italiaanse vestiging — van het identificeren van mogelijke opties voor orderafhandeling tot het geven van advies over lokale processen.
• Treed op als merkambassadeur:
  Wij vertegenwoordigen Herbal Cacao met authenticiteit en integriteit in Italië, en we bouwen aan relaties die verder gaan dan alleen zakendoen: ze zijn geworteld in gedeelde waarden en wederzijdse groei.
• Samenwerken met het hoofdkantoorteam:
  Werk nauw samen met ons Nederlandse team, dat klantenservice, marketing en andere belangrijke activiteiten zal blijven verzorgen. Je focus ligt op het opbouwen van partnerschappen en lokaal werk.
• Aandelenmarktinzichten
  Geef feedback en inzicht in de Italiaanse markt om maatwerkaanbiedingen en een diepere culturele connectie te ondersteunen.
  
  

🌟 Wat we zoeken

• Vloeiend Italiaans en Engels (gesproken en geschreven)
• Gevestigd in Noord-Italië (bij voorkeur in de regio Milaan) met een sterk begrip van het lokale welzijns- en bewuste bedrijfslandschap
• Beschikbaar 2/3 keer per week inclusief de verplichte teamvergadering op maandag
• Rijbewijs en toegang tot een auto: essentieel om partners persoonlijk te ontmoeten en lokale mogelijkheden te verkennen
• Eerdere ervaring met B2B-verkoop, partnerontwikkeling of merkuitbreiding
• Ondernemersmentaliteit: zelfstarter, proactief en comfortabel in het navigeren door ambiguïteit
• Passie voor heilige plantenmedicijnen, ceremoniële cacao, holistische gezondheid of inheemse wijsheid
• Uitstekende communicatie- en relatieopbouwvaardigheden
• Comfortabel werken op afstand en zelfstandig, terwijl u verbonden blijft met ons kernteam

⚡️ Wat wij bieden

• Een doelgerichte rol in een hartgedreven, groeiend bedrijf
• De kans om een ​​fundamenteel onderdeel te zijn van onze Italiaanse expansie
• Flexibele, parttime uren (om te beginnen ongeveer 10-15 uur/week)
• Gratis toegang tot ons communityplatform en heilige cacao-leringen
• Samenwerking met een klein, waardengericht team
• Potentieel om door te groeien naar een functie voor de lange termijn met meer verantwoordelijkheden

Freelance functie | Op afstand: (gevestigd in Italië) | Begin: Zodra de uitgelijnde ziel is gevonden

✨ Wij breiden uit naar Duitsland en zijn op zoek naar een gepassioneerde, ondernemende Partnership & Operations Manager die ons kan helpen om hier voet aan de grond te krijgen.

Als u een diepe liefde hebt voor ceremoniële cacao, natuurlijk welzijn en verbinding vanuit het hart, en graag de groei van een heilige beweging in Duitsland wilt ondersteunen, nodigen wij u uit om deel uit te maken van onze missie.

▫️ ▫️ ▫️ ▫️ ▫️

🌱 Wat je gaat doen

• U speelt een sleutelrol in onze Europese expansie.
• Jouw voornaamste verantwoordelijkheid is het identificeren en opbouwen van sterke B2B-relaties met aangesloten retailers, wellnessstudio's, holistische beoefenaars en hospitalitypartners in heel Duitsland.
• Je werkt ook mee aan de voorbereidingen voor het opzetten van onze activiteiten in het land, en helpt zo een soepele en duurzame lokale aanwezigheid op te bouwen.

🔥 Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontwikkel nieuwe partnerschappen:
  Proactief onderzoek doen, contact opnemen en integreren met aangesloten leveranciers, retailers, facilitators en wellnessruimtes die resoneren met de missie van Herbal Cacao.
• Ondersteuning van lokale operationele instellingen:
  Help mee met het organiseren van de logistiek en bedrijfsvoering voor onze Duitse aanwezigheid, van het identificeren van mogelijke uitvoeringsopties tot het geven van advies over lokale processen.
• Treed op als merkambassadeur:
  Wij vertegenwoordigen Herbal Cacao met authenticiteit en integriteit in Duitsland, en we onderhouden relaties die verder gaan dan alleen zakendoen, geworteld in gedeelde waarden en wederzijdse groei.
• Samenwerken met het hoofdkantoorteam:
  Werk nauw samen met ons Nederlandse team, dat klantenservice, marketing en andere belangrijke activiteiten zal blijven verzorgen. Je focus ligt op het opbouwen van partnerschappen en lokaal werk.
• Aandelenmarktinzichten
  Geef feedback en inzicht in de Duitse markt om maatwerkaanbiedingen en een diepere culturele connectie te ondersteunen.
  
  

🌟 Wat we zoeken

• Vloeiend Duits en Engels (gesproken en geschreven)
• Gevestigd in Duitsland (bij voorkeur in de regio Berlijn) met een sterk begrip van het lokale welzijns- en bewuste bedrijfslandschap
• Beschikbaar 2/3 keer per week inclusief de verplichte teamvergadering op maandag
• Een rijbewijs en de beschikking over een auto zijn essentieel om partners persoonlijk te ontmoeten en lokale mogelijkheden te verkennen
• Eerdere ervaring met B2B-verkoop, partnerontwikkeling of merkuitbreiding
• Ondernemersmentaliteit: zelfstarter, proactief en comfortabel in het navigeren door ambiguïteit
• Passie voor heilige plantenmedicijnen, ceremoniële cacao, holistische gezondheid of inheemse wijsheid
• Uitstekende communicatie- en relatieopbouwvaardigheden
• Comfortabel werken op afstand en zelfstandig, terwijl u verbonden blijft met ons kernteam

⚡️ Wat wij bieden

• Een doelgerichte rol in een hartgedreven, groeiend bedrijf
• De kans om een ​​fundamenteel onderdeel te zijn van onze Duitse expansie
• Flexibele, parttime uren (ongeveer 10-15 uur/week om te beginnen) - meer naarmate we groeien
• Gratis toegang tot ons communityplatform en heilige cacao-leringen
• Samenwerking met een klein, waardengericht team
• Potentieel om door te groeien naar een functie voor de lange termijn met meer verantwoordelijkheden

Freelance functie | Op afstand: (gevestigd in Duitsland) | Begin: Zodra de uitgelijnde ziel is gevonden

✨ Wij breiden uit naar Spanje en zijn op zoek naar een gepassioneerde, ondernemende Partnership & Operations Manager die ons kan helpen om hier voet aan de grond te krijgen.

Als u een diepe liefde hebt voor ceremoniële cacao, natuurlijk welzijn en verbinding vanuit het hart, en u wilt graag de groei van een heilige beweging in Spanje ondersteunen, nodigen wij u uit om deel uit te maken van onze missie.

▫️ ▫️ ▫️ ▫️ ▫️

🌱 Wat je gaat doen

• U speelt een sleutelrol in onze Europese expansie.
• Jouw voornaamste verantwoordelijkheid is het identificeren en opbouwen van sterke B2B-relaties met aangesloten retailers, wellnessstudio's, holistische beoefenaars en hospitalitypartners in heel Spanje.
• Je werkt ook mee aan de voorbereidingen voor het opzetten van onze activiteiten in het land, en helpt zo een soepele en duurzame lokale aanwezigheid op te bouwen.

🔥 Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Ontwikkel nieuwe partnerschappen:
  Proactief onderzoek doen, contact opnemen en integreren met aangesloten leveranciers, retailers, facilitators en wellnessruimtes die resoneren met de missie van Herbal Cacao.
• Ondersteuning van lokale operationele instellingen:
  Help mee met het organiseren van de logistiek en bedrijfsvoering voor onze Spaanse vestiging, van het identificeren van mogelijke uitvoeringsopties tot het geven van advies over lokale processen.
• Treed op als merkambassadeur:
  Wij vertegenwoordigen Herbal Cacao met authenticiteit en integriteit in Spanje, en we onderhouden relaties die verder gaan dan alleen zakendoen, geworteld in gedeelde waarden en wederzijdse groei.
• Samenwerken met het hoofdkantoorteam:
  Werk nauw samen met ons Nederlandse team, dat klantenservice, marketing en andere belangrijke activiteiten zal blijven verzorgen. Je focus ligt op het opbouwen van partnerschappen en lokaal werk.
• Aandelenmarktinzichten
  Geef feedback en inzicht in de Spaanse markt om maatwerkaanbiedingen en een diepere culturele connectie te ondersteunen.
  
  

🌟 Wat we zoeken

• Vloeiend Spaans en Engels (gesproken en geschreven)
• Gevestigd in Spanje met een sterk begrip van het lokale welzijns- en bewuste bedrijfslandschap
• Beschikbaar 2/3 keer per week inclusief de verplichte teamvergadering op maandag
• Een rijbewijs en de beschikking over een auto zijn essentieel om partners persoonlijk te ontmoeten en lokale mogelijkheden te verkennen
• Eerdere ervaring met B2B-verkoop, partnerontwikkeling of merkuitbreiding
• Ondernemersmentaliteit: zelfstarter, proactief en comfortabel in het navigeren door ambiguïteit
• Passie voor heilige plantenmedicijnen, ceremoniële cacao, holistische gezondheid of inheemse wijsheid
• Uitstekende communicatie- en relatieopbouwvaardigheden
• Comfortabel werken op afstand en zelfstandig, terwijl u verbonden blijft met ons kernteam

⚡️ Wat wij bieden

• Een doelgerichte rol in een hartgedreven, groeiend bedrijf
• De kans om een ​​fundamenteel onderdeel te zijn van onze Spaanse expansie
• Flexibele, parttime uren (ongeveer 10-15 uur/week om te beginnen) - meer naarmate we groeien
• Gratis toegang tot ons communityplatform en heilige cacao-leringen
• Samenwerking met een klein, waardengericht team
• Potentieel om door te groeien naar een functie voor de lange termijn met meer verantwoordelijkheden

Freelance functie | Op afstand: (gevestigd in Spanje) | Begin: Zodra de uitgelijnde ziel is gevonden